Các chuyên gia công sở Harvard đã phát hiện ra rằng, tầm ảnh hưởng và thành công trong công việc thường quyết định bởi cách bạn biểu đạt quan điểm của mình một cách có hiệu quả, đặc biệt là trong thời đại thông tin kỹ thuật số.
Gorick Ng là cố vấn nghề nghiệp tại Đại học Harvard, và là thành viên của chương trình Quản lý Công việc Tương lai tại Trường Kinh doanh Harvard.
Sau khi phỏng vấn hơn 500 cố vấn nghề nghiệp ở các ngành nghề khác nhau, Gorick nhận thấy, nếu bạn hy vọng người khác đồng ý với ý tưởng của mình, thì trước hết bạn phải học cách trở thành một người đồng nghiệp dễ chịu, biết nghĩ cho người khác, và nhờ khả năng giao tiếp thành công của bạn, cuộc sống và công việc của những người đồng nghiệp sẽ trở nên dễ chịu hơn.
Dưới đây là 10 thói quen giao tiếp hiệu quả được chuyên gia công sở Harvard chia sẻ qua CNBC. Những kỹ năng giao tiếp bị nhiều người bỏ qua này có thể giúp bạn nhanh chóng đạt được điều bạn muốn và tối đa hóa cơ hội của bạn.
1. Học cách "thể hiện" ý tưởng của bạn bằng cách sử dụng hình ảnh, v.v.
Nếu ý tưởng của bạn khó mô tả, và người khác khó hình dung, hãy sử dụng một bức tranh, ảnh, bản phác thảo, hoặc mô hình để thể hiện ý tưởng của bạn. Tức là bạn “thể hiện” những suy nghĩ của mình cho người khác thấy, chứ không phải “kể” cho họ nghe.
Hãy nghĩ lại, thay vì hỏi đồng nghiệp của bạn xem màu nền của thiết kế này nên là xanh lục nhạt hay xanh lá cây đậm, bạn chỉ cần đưa ra một sơ đồ dựa trên hai màu đó, để mọi người có thể nhìn dễ dàng thấy sự khác biệt.
2. Dùng chức năng chỉnh sửa tài liệu để giải thích rõ ràng ý tưởng của bạn
Nếu bạn có phiên bản đã chỉnh sửa của tài liệu, bạn có thể sử dụng nó để theo dõi những thay đổi trong suy nghĩ của mình, và thêm nhận xét để giải thích rõ ràng quá trình đó cho mọi người.
Bạn càng có thể hướng sự chú ý của mọi người đến những gì bạn muốn họ tập trung, họ sẽ đỡ tốn thời gian, và bạn cũng không phải chờ đợi nhiều.
Ví dụ: “Bạn có đồng ý với hai thay đổi mà tôi đã thêm trên trang thứ hai không?” hơn là nói: “Đây là bản nháp 20 trang mới nhất”. Như vậy càng khiến cho đối phương hiểu được quá trình bạn đưa ra ý tưởng.
3. Tận dụng các siêu liên kết để người dùng có thể khai thác thông tin dễ dàng
Nếu bạn có thông tin từ một nguồn cụ thể mà người khác có thể muốn tham khảo, hãy nhớ chia sẻ liên kết đến trang web có liên quan.
Nếu bạn dự đoán rằng, ai đó sẽ cần mở một tab trình duyệt khác, hãy tận dụng cơ hội để làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn bằng cách chuẩn bị trước nguồn thông tin cho họ.
4. Sử dụng tệp PDF có thể tăng tỷ lệ đọc
Nếu tệp của bạn ở định dạng có thể hiển thị khác nhau trên các thiết bị khác nhau, hãy chuyển đổi tệp đó thành PDF và gửi.
Các tệp PDF được hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị, vì vậy nó giúp người nhận xem nó một cách dễ dàng dù họ ở đâu.
5. Gửi tệp gốc để giảm thời gian quá trình làm việc
Nếu bạn có một tệp và mọi người cần xử lý thông tin, hãy gửi cho họ tệp gốc có thể chỉnh sửa.
Cho dù người nhận có thể không khai thác dữ liệu từ các tệp gốc, nhưng việc bạn gửi cho đối phương các tệp gốc sẽ hạn chế được việc họ yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin, bởi các thông tin đều đã được thể hiện rõ ràng trong tệp gốc. Ngược lại, nếu họ yêu cầu bạn cái này cái kia, như vậy có thể làm chậm quá trình xử lý công việc.
6. Sử dụng email để tránh bị quên
Nếu bạn có một quyết định cần được mọi người ghi nhớ, hãy viết nó ra giấy để tránh mọi hiểu lầm về sau. Bạn có thể giải thích quyết định của mình cho người có liên quan qua email.
Không phải ai cũng sẽ nhớ những gì họ đã đồng ý. Làm điều này không chỉ đảm bảo rằng mọi người làm theo những gì họ nói, mà còn có thể giúp ai đó sau này không phải hối hận.
7. Nên gửi những thông tin cần thảo luận trước buổi họp
Nếu kế hoạch của bạn có nhiều chi tiết mà mọi người cần xem xét và sàng lọc, bạn có thể gửi trước cho họ một tài liệu liên quan, và để họ có thêm thời gian để xem xét nó trước.
Ngay cả khi không phải ai cũng sẽ xem trước những nội dung bạn gửi. Việc chia sẻ thông tin trước sẽ khiến bạn không mất nhiều thời gian để đi giải thích, mà mọi người sẽ có thêm nhiều thời gian để thảo luận vào những vấn đề quan trọng.
Làm như vậy khiến người khác cảm thấy được tôn trọng hơn. Nếu cần có thể lên lịch một cuộc họp khác.
8. Giao tiếp trực tiếp để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các vấn đề phức tạp
-
- Giao tiếp trực tiếp để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các vấn đề phức tạp. (Ảnh pexels)
Nếu bạn có một vấn đề phức tạp, gây tranh cãi, hoặc cần thảo luận, hãy lên lịch một cuộc gọi hoặc một cuộc họp.
Bằng cách đó, thay vì gửi 10 email và mời 10 người trong 10 ngày, bạn có thể giải tỏa mọi khúc mắc trong 10 phút.
9. Sử dụng lịch để gửi lời mời họp
Nếu bạn có một cuộc họp cần lên lịch, hãy gửi lời mời theo lịch cho những người được mời tham gia cuộc họp, trong đó nêu rõ ngày, giờ và phương thức họp.
Giúp người tham dự biết trước những chi tiết để tránh việc gần giờ họp mới luống cuống gọi điện báo , như vậy sẽ khiến mọi người cảm thấy bất ngờ và bị động thậm chí quên mất mục đích của cuộc họp là gì.
10. Một ý kiến cho nhiều người có thể sẽ đưa ra được sự đồng thuận cao
Nếu bạn có một quyết định cần sự đồng ý của nhiều người, tốt nhất bạn nên hỏi ý kiến của từng người.
Nếu bạn biết rằng mọi người trong phòng đã đồng ý với kế hoạch của bạn, thì nhiều khả năng bạn sẽ nhận được sự chấp thuận như mong muốn. Không phải mọi người đều lần đầu nghe được suy nghĩ của bạn, nên hãy nhìn xung quanh để xem những người khác đang phản ứng thế nào trước khi đưa ra lập trường của mình.
Nguyệt Hà
Theo Epochtimes
