Mỗi người trong đời cũng phải ký ít nhất một hợp đồng. Bạn có chắc mình đã đọc kỹ những hợp đồng đã đặt bút ký không? Nếu khảo sát, có lẽ câu trả lời nhận được đa phần sẽ là không. Vì sao hợp đồng rất quan trọng, liên quan trực tiếp tới quyền lợi kinh tế mà người ta lại thường không đọc kỹ?
Câu trả lời rất đơn giản: vì các hợp đồng “không thân thiện‘, chúng rất khó đọc, và khó hiểu từ ngôn từ cho đến cách trình bày.
Thực trạng hợp đồng ngày nay
Các hợp đồng ngày nay rất phức tạp và không thân thiện với người dùng. Các tài liệu được viết bằng văn bản đen trắng, sử dụng ngôn ngữ 'legalese' và thiếu thiết kế bố cục trang. Kết quả, hầu hết mọi người thường không đọc kỹ hợp đồng, và dễ dàng vứt chúng vào trong ngăn kéo và lãng quên.
"Hợp đồng là công cụ giao tiếp đầu tiên và quan trọng nhất hướng dẫn nhiều người khác nhau thực hiện công việc của họ. Để hoạt động như một công cụ giao tiếp hiệu quả, thiết kế hợp đồng phải cân nhắc tới tất cả những người liên quan, tức là những người sử dụng hợp đồng đó", bà Finnegan giải thích.
Vậy làm thế nào các hợp đồng có thể được thiết kế để mọi người đều có thể đọc hiểu được? Đây là đề tài làm luận án tiến sĩ của Milva Finnegan tại Đại học Vaasa, Phần Lan. Dựa trên lý thuyết hợp đồng quan hệ, cách tiếp cận pháp luật chủ động và các nguyên tắc thiết kế thông tin, luận án của Milva tập trung vào các thách thức giao tiếp trong hợp đồng hiện nay.
Nghiên cứu trình bày một quy trình thiết kế hợp đồng gồm bốn bước mới, lấy người dùng làm trung tâm, kết hợp các xem xét về nhận thức, văn bản và hình ảnh để tạo ra một hợp đồng được đơn giản hóa toàn diện.
Coi hợp đồng là một tài liệu hướng dẫn
Coi hợp đồng là hướng dẫn sử dụng, Milva Finnegan trình bày ý tưởng về cách sử dụng ngôn ngữ, tổ chức nội dung hợp đồng theo một dòng logic và tận dụng các hình ảnh thể hiện khi có thể, để người sử dụng có thể hiểu được.
Nghiên cứu của Milva xác định cấu trúc, ngôn ngữ và hình ảnh, là ba lĩnh vực thiết kế để tạo ra một tài liệu hợp đồng dễ đọc, dễ hiểu và có thể sử dụng được cho tất cả mọi người dựa vào thông tin để thực hiện công việc của họ.
Bằng cách tích hợp tư duy thiết kế và tập trung vào đối tượng là ai, việc phát triển hợp đồng sẽ thay đổi từ kiểu sao chép truyền thống sang hợp đồng thiết kế.
Dựa trên cách tiếp cận đa lĩnh vực, nghiên cứu thiết kế hợp đồng coi hợp đồng không chỉ là văn bản pháp lý để bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp có tranh chấp, mà còn là công cụ quản lý để tạo ra và duy trì các quan hệ kinh doanh tích cực và ngăn ngừa các vấn đề phát sinh.
Ngoài các nội dung về pháp lý, kinh tế quản lý, thiết kế thông tin và các nghiên cứu khác, công trình sử dụng phương pháp tiếp cận hỗn hợp bao gồm nghiên cứu định tính và định lượng nghiên cứu các hoạt động hợp đồng như một phần của kinh doanh và xã hội.
"Tôi khuyến khích các doanh nghiệp thực hiện một số phương pháp đơn giản hóa hợp đồng mà tôi đã trình bày trong luận văn của mình để làm cho hợp đồng thân thiện hơn với người dùng nhằm giảm sự hiểu lầm giữa các bên tham gia hợp đồng, tránh tranh chấp, đạt được hiệu quả trong thực hiện giao dịch và cuối cùng là hiệu quả tài chính tốt hơn", bà Finnegan.
Lê Na
Theo Phys
