Bạn có thể khá quen thuộc với Microsoft Word, bạn đã bao giờ nghe về Google Docs. Bài viết này giới thiệu Google Docs là gì? Cách sử dụng Google Docs trên máy tính.
Google Docs là gì?
Google Docs là một ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google. Ngoài Google Docs (soạn thảo văn bản), Google cũng giới thiệu những ứng dụng khác như: Google Sheets (soạn thảo bản tính), Google Slides (soạn thảo trình chiếu), và Google Forms (sử dụng cho việc khảo sát).
Khi bạn truy cập vào Google Drive, bạn bấm vào chuột phải thì sẽ thấy hiện ra những ứng dụng mà Google hỗ trợ người dùng. Trong hình phía dưới hiện ra bốn ứng dụng là: Google Docs, Google Sheets, Google Slides, và Google Forms. Bạn có thể bấm vào ‘More’ để xem thêm các ứng dụng khác.
Có một lưu ý rằng, vì Google Docs là một ứng dụng trực tuyến, nên chúng ta cần phải có Internet thì mới có thể sử dụng Google Docs.
Ưu và nhược điểm của Google Docs là gì?
Ưu điểm của Google Docs là gì?
- Google Docs có cơ chế tự động lưu tài liệu của người dùng. Nếu như trong quá trình thao tác với Google Docs mà đường truyền Internet của bạn gặp vấn đề, thì bạn không cần phải quá lo lắng về việc tài liệu của bạn chưa được lưu trữ. Google Docs sẽ giúp bạn tự động lưu lại tài liệu.
- Google Docs là một ứng dụng miễn phí. Không giống như Microsoft Word, để sử dụng thì bạn phải trả phí, Google Docs là một ứng dụng miễn phí. Bạn chỉ cần có một tài khoản gmail là có thể sử dụng Google Docs.
- Truy cập vào tài liệu của bạn từ bất kỳ thiết bị nào. Bởi vì tất cả tài liệu trên Google Docs đều được lưu trữ trên Đám mây (Cloud), nên bạn có thể truy cập vào tài liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào, máy tính bàn, máy tính xách tay hay điện thoại đều được. Điều này rất thuận tiện, bạn có thể truy cập vào để xem và chỉnh sửa tài liệu của mình bất cứ lúc nào.
- Dễ dàng cho việc hợp tác. Google Docs cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu cho bạn bè để xem (view), chỉnh sửa (edit), hay bình luận (comment).
- Tương thích với Microsoft Word. Bạn có thể dễ dàng mở và chỉnh sửa văn bản từ Microsoft Word trên Google Docs. Bạn cũng có thể tải file Google Docs về dưới dạng .docx để chỉnh sửa trên Microsoft Word.
-
- Bạn có thể truy cập Google Docs từ máy tính, điện thoại hay iPad đều được. (Ảnh: Pixabay)
Nhược điểm của Google Docs là gì?
- Yêu cầu cần có Internet. Như giới thiệu ở trên, Google Docs là một ứng dụng trực tuyến. Như vậy, người dùng cần có Internet thì mới có thể truy cập và thao tác các văn bản trên Google Docs.
- Vấn đề bảo mật thông tin. Vì tất cả văn bản trên Google Docs đều được lưu trữ trên đám mây. Nhiều người sẽ cảm thấy không an toàn khi thông tin cá nhân của mình bị lưu trữ trên đám mây.
Cách sử dụng Google Docs trên máy tính
Mình giả thuyết rằng bạn đã có tài khoản gmail của Google. (Nếu bạn chưa có tài khoản Gmail, thì có thể tham khảo Cách tạo tài khoản Gmail ở đây)
Từ giao diện của Gmail hoặc giao diện trên trang myaccount.google.com, bạn bấm vào hình biểu tượng chấm ở góc trên phải (bước số 1 như hình bên dưới), sau đó chọn Google Drive.
Sau khi chọn Google Drive, bạn có thể thực hiện các thao tác sau với Google Docs.
Tạo một văn bản mới trên Google Docs
Để tạo một văn bản mới trên Google Docs, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1. Bấm vào chuột phải, sau đó chọn Google Docs.
Sau khi chọn Google Docs, thì một văn bản mới sẽ hiện ra cho bạn.
Bước 2. Đặt tên cho văn bản và tiến hành thao tác.
Lúc này, bạn sẽ thấy một giao diện khá giống với Microsoft Word, đầu tiên bạn tiến hành đặt tên cho văn bản mà mình đang thao tác. Bạn cũng có thể tùy chỉnh để chọn phông chữ và cỡ chữ cho văn bản của bạn.
Như vậy là chúng ta đã tạo thành công một văn bản mới. Bây giờ, bạn chỉ cần điền những nội dung vào văn bản mà bạn dự định soạn thảo.
Tải một văn bản đã có lên Google Docs
Để tải một văn bản đã có lên Google Docs, bạn bấm vào chuột phải và sau đó chọn Tải lên tập tin (File upload).
Ví dụ mình tiến hành tải lên file ‘Shen Yun là gì', sau đó mình có thể mở file và tiến hành soạn thảo như văn bản bình thường.
Cách chia sẻ file Google Docs
Một trong những ưu điểm của Google Docs là dễ dàng cho việc hợp tác.
Để chia sẻ (share) tài liệu với bạn bè, bạn bấm vào nút Share ở góc trên phải. Sau đó một khung giao diện nhỏ sẽ hiện ra. Bạn có thể nhập vào email của bạn mình và cấp quyền cho họ (edit, view). Hoặc bạn có thể sao chép link (copy link) và gửi cho họ.
Xem thêm:
- Cách đếm số từ trong Google Docs trên máy tính và điện thoại
- Cách sử dụng Google Docs trên điện thoại
- Cách chuyển file Google Doc sang PDF trên máy tính và điện thoại
- Chuyển PDF sang Word: Miễn phí, không cần phần mềm
Nguồn tham khảo
- Google Docs - Wikipedia tiếng Anh
- Google Docs - Wikipedia tiếng Việt
