Tàng thư căn cước công dân là gì? Thủ tục, thời gian lưu trữ trong tàng thư căn cước công dân ra sao? Bài viết dưới đây sẽ gửi tới bạn thông tin chi tiết về tàng thư căn cước công dân.
1. Tàng thư căn cước công dân là hệ thống gì?
Theo nội dung quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Căn cước công dân 2014 và Khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2016/TT-BCA, tàng thư căn cước công dân là một hệ thống hồ sơ; tài liệu về căn cước công dân. Hệ thống này được quản lý, phân loại và sắp xếp theo trình tự nhất định để thực hiện tra cứu và khai thác thông tin.
Đây là một hệ thống tập hợp những giấy tờ, tài liệu phản ánh thông tin cơ bản về lai lịch; nhân dạng của công dân; được thu thập, cập nhật thông qua hoạt động cấp, quản lý thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân.
Như vậy, tàng thư CCCD là một hệ thống dữ liệu rất quan trọng. Mỗi một hồ sơ về căn cước công dân sẽ được tạo ra tương ứng khi công dân được cấp thẻ căn cước công dân; hoặc chứng minh nhân dân.
2. Khi nào cần tra cứu tàng thư căn cước công dân?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 của Thông tư 11/2016 TT-BCA, những trường hợp sau đây phải tra cứu tàng thư căn cước công dân:
- Khi chứng minh nhân dân bị mất; hoặc bị hư hỏng đến mức không thể xác định được đầy đủ nội dung các thông tin có trên chứng minh nhân dân;
- Khi cần xác minh; hoặc đối chiếu thông tin của công dân trong tàng thư căn cước công dân theo yêu cầu của người có thẩm quyền.
3. Thủ tục tiến hành tra cứu tàng thư căn cước công dân
Hồ sơ tra cứu tàng thư căn cước công dân gồm có các giấy tờ sau: Phiếu giao nhận hồ sơ tra cứu; Phiếu thu nhận thông tin căn cước công dân cùng Tờ khai căn cước công dân.
4. Hồ sơ được lưu trữ bao lâu trong tàng thư căn cước công dân?
Điều 16 của Thông tư 10/2016/TT-BCA quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ tài liệu; hồ sơ trong tàng thư CCCD. Theo đó, thời hạn lưu trữ tài liệu; hồ sơ của công dân không phải là mãi mãi mà là có thời hạn. Thời hạn lưu trữ cụ thể được quy định như sau:
1. Tài liệu; hồ sơ liên quan đến việc cấp, quản lý thẻ căn cước công dân: thì có thời gian bảo quản là 20 năm kể từ khi công dân chết.
2. Tài liệu; hồ sơ liên quan đến việc cấp và quản lý chứng minh nhân dân: thì được lưu trữ, bảo quản theo thời hạn quy định tại Thông tư số 32/2013/TT-BCA ngày 12/6/2013 do Bộ Công an ban hành. Thông tư này quy định chế độ hồ sơ và thống kê nghiệp vụ Cảnh sát.
3. Tài liệu; hồ sơ liên quan đến việc cấp, quản lý thẻ căn cước công dân; hoặc chứng minh nhân dân của công dân bị Tòa án tuyên bố chết; hoặc mất tích: thì thời hạn bảo quản là 20 năm; tính từ khi quyết định tuyên bố của Tòa án có hiệu lực.
5. Tra cứu tàng thư căn cước công dân theo các cấp
5.1. Tại Công an cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Công an cấp huyện)
Trong trường hợp cần tra cứu tàng thư căn cước công dân trong phạm vi tỉnh; thành phố trực thuộc Trung ương: thì Đội trưởng Đội Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội tiến hành duyệt hồ sơ cần tra cứu; sau đó gửi cho Đội tàng thư CCCD thuộc Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội thực hiện việc tra cứu.
Trong trường hợp cần tra cứu tàng thư CCCD ngoài phạm vi tỉnh; thành phố trực thuộc Trung ương: thì Trưởng Công an cấp huyện chuyển gửi hồ sơ cần tra cứu đến Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội ở nơi cần tra cứu.
5.2. Tra cứu tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội
Trong trường hợp cần tra cứu tàng thư CCCD trong phạm vi tỉnh; thành phố trực thuộc Trung ương: thì Đội trưởng Đội Cảnh sát đăng ký, quản lý cư trú; cấp và quản lý thẻ căn cước công dân (chứng minh nhân dân); cùng các giấy tờ đi lại khác; hoặc Đội trưởng Đội cấp, quản lý thẻ căn cước công dân (chứng minh nhân dân) cùng các giấy tờ đi lại khác; sẽ chuyển hồ sơ cần tra cứu đến Đội tàng thư CCCD thuộc Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội để tiến hành tra cứu.
Trong trường hợp cần tra cứu tàng thư CCCD ngoài phạm vi tỉnh; thành phố trực thuộc Trung ương: thì Trưởng phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội gửi chuyển hồ sơ cần tra cứu đến Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh; thành phố trực thuộc Trung ương ở nơi cần tra cứu.
5.3. Tra cứu tại Trung tâm căn cước công dân Quốc gia
Giám đốc Trung tâm căn cước công dân Quốc gia sẽ chuyển hồ sơ cần tra cứu đến Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội ở nơi cần tra cứu.
Cơ quan cảnh sát nhận được yêu cầu tra cứu có trách nhiệm tra cứu theo nội dung; thời hạn tra cứu; và gửi kết quả tra cứu cho cơ quan yêu cầu.
Khi nhận được kết quả tra cứu, cơ quan cảnh sát phải đối chiếu; và tiến hành so sánh với thông tin trong hồ sơ đề nghị cấp, đổi, cấp lại thẻ căn cước công dân; đồng thời xử lý như sau:
- Trong trường hợp xác định các thông tin của công dân là phù hợp: thì cơ quan công an xử lý; và duyệt hồ sơ cấp, đổi, cấp lại thẻ căn cước công dân.
- Trong trường hợp xác định thông tin của công dân là không phù hợp: thì cơ quan công an thực hiện các biện pháp xác minh; và xử lý theo quy định; đồng thời yêu cầu công dân khai lại hồ sơ theo quy định chung.
Trên đây là những thông tin về tàng thư căn cước công dân; cùng các thông tin về nội dung lưu trữ; thời gian bảo quản; và cách xử lý tài liệu; hồ sơ liên quan đến hệ thống tàng thư này.
Hoàng Thái
Xem thêm:
- Người dân làm thẻ CCCD cần những giấy tờ gì?
- Giấy xác nhận CCCD là gì?
- Người dân xin giấy xác nhận CCCD ở đâu?
